Vous entendez parler de la réforme de la facturation électronique depuis un moment, sans trop savoir ce qu'elle change pour un établissement de quelques chambres. Bonne nouvelle : l'essentiel de l'effort se concentre sur deux sujets, les factures adressées à des entreprises et la déclaration de vos ventes aux particuliers. Voici comment s'y retrouver.
La réforme concerne les entreprises assujetties à la TVA. Les dates à connaître sont les suivantes :
La plupart des petits hôtels, gîtes et chambres d'hôtes relèvent des dernières catégories, donc de l'échéance de 2027 pour l'émission. En revanche, la capacité de réception arrive plus tôt, dès septembre 2026. En cas de doute sur votre situation (statut, taille, régime de TVA), le plus sûr est d'interroger votre expert-comptable.
Dans votre activité, deux familles de clients sont à distinguer, car elles ne suivent pas les mêmes règles.
Entreprise qui loge un salarié en déplacement, organisme qui réserve une salle de séminaire, association ou société qui réserve plusieurs chambres : ces factures devront passer par une plateforme agréée (PA), au format électronique officiel. Une facture PDF envoyée par email ne suffira plus pour ces clients. Le format de référence est le Factur-X, qui combine un document lisible et des données structurées.
Une fois la facture déposée, elle suit un cycle de vie avec des statuts : déposée, acceptée, rejetée, encaissée. Il faut donc pouvoir suivre ces statuts, notamment pour repérer une facture rejetée et la corriger.
Pour les ventes aux particuliers, vous n'émettez pas de facture électronique via la plateforme. En revanche, vos ventes doivent être déclarées : c'est l'e-reporting. Pour un hébergement, cela concerne la grande majorité de vos séjours.
L'hébergement a une particularité : l'argent arrive souvent en plusieurs fois. Une partie à la réservation, le reste au séjour. Les encaissements sont donc concernés par les déclarations, et ils doivent être répartis par taux de TVA.
Exemple fictif, uniquement pour illustrer : un séjour de 80 € dont 30 € d'arrhes versés à la réservation. Il y a deux encaissements à tracer, 30 € puis 50 €, chacun rattaché à la bonne ligne de TVA.
Rappel utile sur le vocabulaire : les arrhes permettent à chacune des parties de se rétracter (le client perd les arrhes versées, l'établissement qui renonce doit les restituer en double). L'acompte, lui, engage les deux parties. Utilisez le terme exact dans vos conditions de réservation et sur vos documents.
Autre point : la taxe de séjour que vous collectez pour le compte de la commune n'est pas une recette de l'établissement. Elle ne doit pas se retrouver dans vos déclarations de ventes. Ses montants et ses modalités dépendent de la commune : renseignez-vous auprès de votre mairie ou de votre intercommunalité.
EasyReservPro est prêt pour cette réforme. Le principe est simple : vous facturez comme d'habitude, le logiciel s'occupe du reste.
La plateforme agréée est incluse dans la maintenance. Le logiciel est vendu sans abonnement (hors contrat de maintenance) : la licence est à 900 € HT en coût unique, et la maintenance annuelle obligatoire est de 300 € HT par an. Elle comprend la facturation électronique et l'e-reporting, les mises à jour, la maintenance à distance et l'assistance par téléphone et par email. Le détail figure dans la section tarifs.
Pour être honnête sur le périmètre : EasyReservPro est un logiciel installé sur PC sous Windows, dont les données restent chez vous. Il ne synchronise pas votre planning avec un channel manager ou un site de réservation en ligne. Si cette synchronisation est essentielle pour vous, tenez-en compte dans votre choix. Il est conçu pour gérer simplement réservations, planning, facturation et taxe de séjour dans les petits établissements.
Le plus simple est d'essayer. La version de démonstration gratuite s'installe avec une base d'exemple, ce qui permet de voir comment une facture se prépare et se suit, avec certaines limitations tant qu'aucune licence n'est activée. Pour une question précise sur votre situation, vous pouvez aussi contacter l'équipe, qui répond au 09 62 15 56 23 du lundi au vendredi.
Cet article est une information générale, qui ne remplace pas l'avis de votre expert-comptable sur votre situation fiscale.
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